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供应商合同审阅

面向采购、法务与业务部门:把合同、补充协议、报价单与供应商资质做成可检索、可抽取、可比对的工作底稿,金额、账期、验收标准等关键项一律进待确认清单;不判断条款效力、不代做签署与验收决定,证照核验按既有流程执行。

所属行业:其他中大型企业 · 场景编号 SC-071 · 证据等级 B

这个场景做什么

面向采购、法务与业务部门:把合同、补充协议、报价单、验收单与供应商资质材料做成可检索、可抽取、可比对的工作底稿。系统做的是“批量分类、逐条抽取、版本差异比对、缺失项提示”,不做的是“判断条款效力与风险等级、决定是否签署、代做付款与验收决定”。金额、账期、验收标准、罚则等关键项一律进入待确认清单,由采购与法务逐项核对;供应商证照真实性的核验仍按企业既有流程执行。

合同与附件数量持续增长(关键条款依赖人工翻找,遗漏项在付款或验收阶段才暴露)
版本与补充协议分散(条款差异靠人工比对,容易出现引用旧版本或漏看补充约定)
供应商材料格式杂(扫描件、表格与邮件附件的分类与齐备性核对耗时,重复劳动多)
结论与责任需要可解释(抽取结果若被当作结论使用,签署与付款决定缺少人工确认环节)

能力边界

不判断条款效力、风险等级与商业合理性;不代做签署、付款、验收与索赔决定;不核验供应商资质与证照真实性(按企业既有流程或第三方渠道办理);不修改合同正文与业务系统数据;不生成可直接签署的定稿。金额、账期、验收与违约条款须由采购与法务逐项确认,签署决定由授权人员作出。

01

场景分析

这个场景处理的是一条审阅链路:范围与口径 → 资料进入与版本关系 → 抽取与比对 → 齐备性核对 → 确认与归档。前四步产出清单,最后一步决定清单能不能用。

链路环节一:范围与字段口径

确认纳入审阅的合同类型与字段定义(金额、账期起算、验收形式、罚则),统一比对规则。

产出:字段与规则清单

链路环节二:资料进入与版本关系

合同与补充协议按同一主体建立版本关系,材料只读入库并保留来源与日期。

机制:版本关系

链路环节三:抽取与比对

逐条抽取约定要点,比对各版本与多家报价的差异,输出变化清单与出处。

产出:要点与差异清单

链路环节四:齐备性与缺失项

对照清单核对供应商材料齐备性,输出缺失项,由采购按既有流程核实。

产出:缺失项清单

链路环节五:确认与归档

采购与法务逐项确认关键条款,确认记录与导出行留痕并按企业要求归档。

机制:复核记录
02

输入输出与复核

抽取与比对的结果都以清单形式输出,签署、付款与索赔一类决定不进入系统输出。

环节输入与处理方式输出与把关角色
要点抽取输入:合同与补充协议(只读)。处理:按字段抽取要点并标注条款定位。输出:要点清单 · 采购 / 法务
版本比对输入:多版本合同与补充协议。处理:逐条比对差异,标注来源与日期。输出:变化清单 · 法务
报价比对输入:多家报价单与商务条件。处理:字段化横向对照。输出:对照表 · 采购
齐备性核对输入:供应商材料与核对清单。处理:逐项比对并输出缺失项。输出:缺失项清单 · 采购
到期与续签材料输入:合同期限字段。处理:汇总到期清单与关键节点。输出:提醒材料 · 业务责任人
审阅底稿输入:已确认要点与未决项。处理:整理为可流转底稿。输出:底稿 · 法务确认
03

治理保障

本场景的治理围绕四件事:数据域隔离、版本可追溯、个人信息最小化、外发与导出的留痕。

只读接入与数据域隔离
合同与供应商资料只读进入,按合同类型、部门与项目隔离索引,检索前权限过滤。机制:隔离与权限过滤
版本与生效状态
有效版本与失效版本分别标注,比对结果注明依据文件与日期,避免引用已被取代的条款。机制:版本台账
个人信息最小化
合同联系人等个人信息按字段登记用途,外发前做字段最小化处理。依据:个人信息保护法最小必要原则
外发审批与日志
涉及外部模型的调用须任务允许、字段脱敏并留审批记录;导出与下载行为留痕。机制:外发审批与日志
关键条款复核留痕
金额、账期、验收与罚则的确认人、时间与版本留存,支持事后追溯。机制:复核记录
04

价值与衡量方式

收益用可测量的方式描述:同任务核对耗时、比对阶段发现的差异条目、缺失项与核实结果、检查项完成度。

要点核对耗时下降
衡量方式:选取 10—20 份典型合同,对比人工逐份翻找与系统抽取后的人工核对耗时。口径:同任务耗时对比
版本差异更早发现
衡量方式:统计比对阶段发现的补充协议或版本差异条目数,以及复核阶段退回条目数。口径:差异与退回条目数
齐备性核对更结构化
衡量方式:统计一次提交后发现的缺失项数量,以采购按既有流程核实的结果为准。口径:缺失项与核实结果
责任链可交代
衡量方式:关键条款确认记录、外发审批记录与日志检查项的完成度与留痕完整性。口径:检查项完成度

※ 以上为方法说明与衡量口径,不构成对具体项目效果的承诺;结果受合同结构、扫描件质量与企业审阅流程影响。

场景的结构化说明

典型任务
抽取主体、标的、金额、账期、验收标准、违约责任与争议解决等要点,附条款定位:合同要点抽取;比对不同版本与补充协议的条款差异,输出变化清单与依据文件:版本与补充协议比对;按清单核对营业执照、资质、授权与报价材料是否齐备,输出缺失项:供应商资料齐备性核对;按字段横向比对多家报价与商务条件,形成对照表供评审使用:报价与商务条件比对;按合同期限汇总到期清单与关键节点,供责任人按既有流程处理:到期与续签材料整理;把审阅结果整理为可流转的底稿与待确认清单,交法务与采购确认:审阅底稿与待确认清单
适用前提
明确纳入审阅的合同类型、期限范围与审阅责任人(采购、法务或业务)(审阅范围与责任人确认);企业确认资料可用范围,并确认供应商材料来源合法且已获授权(资料授权与来源确认);统一抽取字段定义(金额口径、账期起算、验收标准形式)与比对规则(字段与规则口径统一);确认本能力与既有合同管理或 OA 流程的关系,不改变签署与审批流程(与合同系统关系明确)
推荐部署
纯私有化;知识库本地化 + 外部模型
推荐架构
默认纯私有化:合同、报价与供应商资料在企业内网解析、切片与索引,模型与向量库同环境部署;抽取与比对在本地完成,输出底稿与待确认清单。账号与角色对接统一身份或合同管理系统,按合同类型、部门与项目过滤可见范围,导出与下载留痕。若采用混合方式,仅将脱敏后的最小片段(去除主体名称、金额与联系方式)按审批外发外部模型,原始合同与供应商证照默认不外发。
数据流与边界
资料进入:合同、补充协议与供应商材料按目录或接口只读进入;分类与切片:按合同类型与版本分类、切片,保留条款与页码定位;抽取与比对:提取约定字段,比对各版本与多家报价的差异;清单与底稿生成:输出要点清单、差异清单、缺失项与待确认项;人工确认:采购与法务逐项核对关键条款,签署决定由授权人作出;留痕与归档:确认记录与导出行留痕,按企业档案要求归档
交付物
审阅字段与规则清单(表格):抽取字段定义、金额与账期口径、比对规则;要点与差异清单模板(模板):条款要点、版本差异与补充协议变化的结构;缺失项与齐备性核对表(模板):供应商材料清单、齐备性判定字段与责任人;报价与商务条件对照表(表格):多供应商字段化对照结构与评审使用方式;操作规范与复核规则(文档):关键条款确认节点、留痕要求与权限规则;验收脚本与测试用例(脚本):抽取、比对、权限、日志与引用定位的可复跑检查项
上线节奏
第 1—2 周:合同类型与字段口径确认,审阅范围与责任人落实;第 3—4 周:解析与抽取配置、规则确认、评测口径与样件测试;第 5—8 周:单一业务线接入,采购与法务按复核节点跑通审阅流程;第 9—10 周:按评测结果复盘,决定是否扩展到其他合同类型或供应商域
人工复核点
金额与账期 / 采购 / 财务 / 金额、含税口径与账期起算逐项确认;验收标准与罚则 / 业务责任人 / 法务 / 验收条件、违约责任与罚则条款逐项确认;版本与补充协议 / 法务 / 确认比对覆盖全部补充协议与有效版本;供应商资质齐备性 / 采购 / 齐备性结论按企业既有流程核对,抽取结果仅作提示;签署与付款决定 / 授权人员 / 签署、付款与索赔决定由授权人员按流程作出
风险控制
抽取结果被当作结论使用:输出限定为待确认清单与底稿,关键条款必须逐项人工确认;版本比对遗漏补充协议:合同与补充协议按同一主体建立版本关系,比对结果标注来源文件与日期;原始合同与证照外发:默认不外发;确需外部模型时仅发送去除主体名称与金额的脱敏最小片段并留审批记录;越权查看其他部门合同:按合同类型、部门与项目隔离索引,检索前权限过滤,导出留痕
合规依据
数据安全法:按分类分级确定合同与供应商资料的取用范围、保护措施与日志口径;个人信息保护法:合同联系人等个人信息遵循最小必要,外发前做字段最小化并约定保护措施
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