链路环节一：档案范围与权限梳理
逐类登记可检索、仅显示目录、不得进入系统三类范围，明确岗位可见与导出权限。
OnvergeAi · OnvergeAi
档案检索
面向档案管理部门与综合办公：把档案与历史文件的查找从依赖个人经验变成按主题、时间与文号的可回溯检索，结果附文件名称、文号与存放位置；公开属性判定与查档审批仍由档案部门执行，检索、查看与导出全程留痕。
这个场景做什么
把档案与历史文件的查找从依赖个人经验变成按主题、时间与文号的可回溯检索。系统做的是解析、编目辅助、定位与结果清单输出，不做的是判定文件公开属性、批准查档申请、代替档案管理部门的审批职责。检索结果必须附文件名称、文号与存放位置，公开与不公开范围按规定确认；检索、查看与导出行为留痕，以支持内部审计与责任追溯。
历史文件年代久、格式杂（扫描件与油印件占比高，检索依赖人工翻找与经验记忆，档案利用率低）
编目著录工作量大（著录进度慢，新入档材料积压，目录与实物长期不一致）
公开与不公开范围判定专业（判定错误存在责任风险，必须由档案管理员按规范确认）
查档与调阅行为需可追溯（检索与导出无记录则无法回应内部审计与责任追溯）
能力边界
不判定文件公开属性，不批准查档申请，不代替档案管理部门的审批职责；不改变档案原件与既有著录结论；不提供法律与政策效力认定；不向无权限岗位开放超出授权范围的检索与导出。
场景分析
这个场景处理的是一条典型链路：梳理范围与权限 → 解析与著录辅助 → 建索引检索 → 确认公开范围 → 利用留痕。前两步决定能不能查得到，后两步决定能不能查得起。
链路环节二：解析与著录辅助
对可入库文件做解析并生成著录草稿，标出待核对字段；原件保持只读，不覆盖既有著录结论。
链路环节三：索引与检索
按主题、时间、文号与类别建立索引，文号与年度类查询加强关键字通道。
链路环节四：公开范围确认
检索结果中可能涉及不公开范围的条目单独标注，交档案管理员按规定确认。
链路环节五：利用与留痕
检索、查看与导出行为留痕；调阅按系统外审批流程执行。
输入输出与复核
每一步的输入、处理、输出与把关角色都必须明确，否则检索结果无法核验、导出行为无法追溯。
| 环节 | 输入与处理方式 | 输出与把关角色 |
|---|---|---|
| 主题检索 | 输入：档案目录与可检索全文。处理：混合检索 + 权限过滤。 | 输出：带定位清单 · 使用岗位 |
| 文号年度检索 | 输入：文号、年度与保管期限条件。处理：精确匹配优先。 | 输出：命中清单 · 使用岗位 |
| 著录辅助 | 输入：件内材料。处理：要素提取与著录草稿生成。 | 输出：著录草稿 · 档案管理员 |
| 关联梳理 | 输入：同一事项的多份文件。处理：版本与关联关系梳理。 | 输出：关联清单 · 档案管理员 |
| 公开范围提示 | 输入：检索结果与类别规则。处理：按规则标注可能受限条目。 | 输出：提示清单 · 档案管理员 |
| 导出与调阅 | 输入：经确认的检索结果。处理：记录导出行为并按审批执行。 | 输出：导出记录 · 档案管理负责人 |
治理保障
本场景的治理规则围绕“范围分治、权限留痕、原件只读、公开确认”四件事。
- 三类范围分治
- 可检索、仅目录、禁入系统三类范围逐类登记，禁入材料不参与解析、索引与检索。
- 岗位权限与导出审批
- 账号按岗位最小化授权，导出需审批并留痕，离岗即时回收。
- 原件只读与著录独立
- 档案原件保持只读，系统生成的著录草稿不直接覆盖既有结论。
- 公开属性按规定判定
- 公开与不公开范围由档案管理员按规定确认，系统不自行判定。
- 审计与备份
- 记录检索、查看、导出与权限变更行为；审计范围与备份策略按客户制度配置。
价值与衡量方式
收益用可测量的方式描述：查找耗时、定位正确度、著录条目产出与可见范围可交代程度。
- 查找耗时下降
- 衡量方式：选取 10—20 次典型查档任务，对比人工翻找与系统辅助后的人工核对耗时，形成基线。
- 定位可核验
- 衡量方式：在约定测试集上统计结果定位正确（文件名称、文号、存放位置）的比例，未定位项按规则降级。
- 著录产出提高
- 衡量方式：统计单位时间内经人工核对后完成的著录条目数变化。
- 可见范围可交代
- 衡量方式：检查导出审批与权限变更记录的完整性，越权尝试由审计记录暴露并按流程处理。
※ 以上为方法说明与衡量口径，不构成对具体项目效果的承诺；结果受档案年代、扫描件质量与著录规则执行情况影响。
场景的结构化说明
- 典型任务
- 按主题、事由或关键词检索历史档案，输出带定位的结果清单：主题检索；按文号、年度与保管期限等条件精确检索，适配编号类查询：文号与年度检索；从件内材料提取标题、事由、成文日期等要素，形成待核对的著录草稿：文件编目与著录辅助；梳理同一事项的多份文件与版本关系，输出关联清单：文件版本与关联梳理；按检索结果提示可能涉及不公开范围的内容，交档案管理员确认：查档范围提示；按主题与部门统计检索与调阅情况，供档案管理参考：利用情况统计
- 适用前提
- 区分可进入检索索引的目录与全文、仅可显示目录、不得进入系统的涉密文件（明确可入库与不可入库范围）；著录字段、编号规则与保管期限口径由档案管理员提供（档案目录与著录规则已确认）；哪类文件不得进入通用检索、哪类需授权后查看，逐类登记（公开属性判定规则明确）；明确岗位可检索、可查看、可导出的范围与审批要求（指定检索与导出权限）
- 推荐部署
- 纯私有化；知识库本地化 + 外部模型
- 推荐架构
- 默认将政务数据、向量库与模型置于授权网络内，管理与审计、备份按客户制度配置。档案目录与可检索全文入库，涉密文件与按规定不得进入系统的材料默认排除；检索按岗位与档案类别做权限过滤，输出附文件定位。若涉及外部模型参与，仅在完成脱敏、审批与合规审查后使用，只发送脱敏后的最小片段并留痕；档案原件保持只读，系统不修改既有著录结论。
- 数据流与边界
- 档案录入：档案目录与可检索文件只读入库，涉密与禁入材料默认排除；解析与著录：解析件内材料并生成著录草稿，原件保持只读；权限过滤后检索：按岗位与档案类别过滤，输出附文件名称、文号与存放位置；公开范围确认：可能受限条目单独标注，交档案管理员按规定确认；调阅与利用：在系统外按审批流程调阅，检索与导出行为留痕
- 交付物
- 档案目录与权限清单（表格）：档案类别、可检索范围、岗位可见范围与导出审批要求；著录字段与规则说明（文档）：著录字段、编号规则与待核对标记规则；检索与定位评测记录（报告）：测试集构成、命中与定位正确情况、未达项归因；公开范围清单（表格）：不得进入通用检索与需授权查看的类别登记；操作规范与复核规则（文档）：检索、导出与公开范围确认的责任与留痕要求；配置与验收说明（文档）：权限、审计与备份配置口径与可复跑检查项
- 上线节奏
- 第 1—2 周：档案范围与权限梳理；第 3—5 周：解析、著录辅助与索引构建；第 6—7 周：检索评测与公开范围确认；第 8 周起：单部门试运行并逐步扩围
- 人工复核点
- 著录草稿 / 档案管理员 / 著录要素与原件逐条核对；公开范围与授权查看 / 档案管理员 / 按规定确认公开属性与查看权限；检索结果定位 / 档案管理员 / 使用岗位 / 核对文件名称、文号与存放位置；导出与调阅 / 档案管理负责人 / 导出行为按审批要求确认并留痕；档案销毁与移交 / 档案管理负责人 / 按保管期限与规定程序执行，系统不参与
- 风险控制
- 涉密或未公开档案进入通用检索：入库前逐类登记，涉密与按规定不得进入系统的材料默认排除；越权检索与导出：按岗位与档案类别权限过滤，导出需审批并留痕；著录结论被自动改写：系统只生成著录草稿，既有著录结论以档案管理员确认版本为准；公开范围判定不当：通用检索默认不含需授权内容，公开属性由档案管理员按规定确认
- 合规依据
- 中华人民共和国档案法：档案的利用与公布按规定办理，不得擅自公布；系统的检索、查看与导出须受权限与审批约束；中华人民共和国个人信息保护法：档案中个人信息的使用遵循最小必要，不超出原处理目的